December blir gärna en hektisk månad men stanna upp och inse vad juletiden handlar om: tomte-anarki runt hela världen. Häng med mig och ett gäng andra tomtar på en krogrunda i tomtedräkt; även känt som Santarchy. Läs mer i Facebook-gruppen och anmäl dig till evenemanget.
Chat på jobbet bra för företaget
axbom | Mån, 2008-04-07 21:29
Nyckelord:
I en artikel i dagens CS påpekas att chatt är allt viktigare för företag. Förra veckan rapporterade man om lagringsexplosion på svenska företag där mejlen ökar allra mest. Hmm, det ena fenomenet är kanske en signal om ett behov och det andra en tänkbar lösning, eller vad tror du?
Långsamt men säkert inser många företag att tekniken ersätter mellanmänskliga fenomen och gör dem mer effektiva. Det är interaktionen mellan människor som skapar mervärde. Jag har tidigare vurmat för fikapauser och nyttan av tempoväxling och samtal med personer som har distans till de uppgifter du tar dig an. Du behöver stanna upp för att komma fortare fram.
Pausa för att komma vidare
En chatt kan vara en virtuell mikropaus i arbetet med ett konkret syfte - ett sätt att stämma av något med en kollega, be om en andra åsikt eller rapportera en viktig händelse.
Ofta använder vi mejl för det här avstämningarna och frågorna, men det är lätt att missbruka mejl och i all iver skicka kopior till både kreti och pleti. Den ökande mängden mejl gör att kanalen i viss mån försvårar kommunikation när inkorgen blir svår att överblicka; man har svårt att veta hur en fråga ska hanteras, missförstår tonen, blir till och med osäker på om mejlet verkligen var till mig och får om ett par dagar ett till mejl: "fick du mitt förra mejl?". *suck*
Ska vi slå vad om att mejlet når mottagaren?
Att mejla har blivit lite av ett slumpspel: Har du tur så mejlar du när personen sitter vi datorn och han/hon svarar ganska omgående. Har du otur ser inte mottagaren sin inkorg förrän 20 personer till har mejlat. Och då är sannolikheten betydligt mindre att du får det rappa svar som du förmodligen förväntar dig.
Mejl är inte dött - men däremot kräver det mycket disciplin och en förmåga, nästan fallenhet för, att söka och sålla. Till dess att mejl-verktygen ger oss bättre användarstöd så är chatt-alternativet förmodligen en angenäm ersättare i många situationer.
Fördelar, och nackdelar, med företagschatt
Fördelar
- Du styr själv. Jag kan själv meddela när jag är tillgänglig eller upptagen - och på så vis fokusera mer på arbetsuppgifterna (kräver förstås att du hanterar telefonen på samma sätt)
- Omedelbarhet. Jag får svar direkt istället för att som ett mantra upprepa "Jo, jag mejlade honom förra veckan men han har inte återkommit"
- Lagom avstånd. Chat känns inte lika påträngande som att ringa. Det är också helt ok att svara: "Jag hinner inte just nu". Det är sällan du i mejlform mejlar tillbaka och säger att du sitter upptagen. Svaret är en bättre signal till avsändaren som ändå har fått göra sig hörd och fått en omedelbar mänsklig respons.
- Mindre antal mejl. Need I say more?
- Kortfattad kommunikation. Många människor tycker det är svårt att vara kortfattad i mejl och svävar gärna ut med artighetsfraser som kan vara besvärliga tidstjuvar. I chattform är det mer acceptabelt att ställa en fråga, få ett ja eller nej och sedan avsluta chaten. Alla tjänar på det.
Nackdelar
- Försvårar spårbarhet. I en diskussion kring ett visst ämne, speciellt om man är flera, kan det bli svårt (även om det iofs är möjligt) att hitta tillbaka till vad alla sagt i ämnet. I en sådan situation fungerar det kanske bättre med mejl, eller varför inte ett sökbart forum eller en wiki - som syftar till att just dokumentera beslutshistorik.
- Svårt med känslor. Upprörda känslor ska aldrig kommuniceras i digital form - det blir ofelbart missförstånd och tandagnisslan; Hur många smileys du än försöker lätta upp stämningen med.
- Chattspioneri. Andra kan, i princip, se när du kommer och går till din arbetsplats vilket ger lite storebrorskänsla, men är egentligen inte mer udda än att man har kollegor som man sitter med som har koll på ens närvaro. Många nyckelpersoner som ofta får frågor märker otvivelaktigt en topp av telefonsamtal när de startar datorn, eftersom det i chattprogrammet syns att man just loggat in. Löses bäst med att även stänga av telefonen när man behöver arbeta ostört - det är faktiskt tillåtet!
Chatt kan ge många positiva effekter och kanske till och med bidra till en mer öppen företagskultur, gladare medarbetare och ett fröjdefullt kompetensubyte. Det hänger förstås på ledningens attityd, individernas inställning och tillgången på användarcentrerade verktyg som gör det hela möjligt.
Chatta med mig förresten? Det gör du lätt här: www.axbom.se/chat
Twitter?
Det har ganska länge nu, känns det som i alla fall, pratats om de fördelar chatt kan ge i en arbetssituation. Själv är jag förvånad att det inte fått större och snabbare genomslag än vad det hittills fått. Kanske är en generationsfråga? Kul att se att det börjar ta fart.
Senaste tiden har jag alltmer börjat använda Twitter. Har haft ett konto ganska länge, men först nu har jag insett styrkan i att följa personer man tycker är intressanta och på så sätt snabbt skapa sig en uppfattning vad som händer inom olika områden. Kommer vi få se Twitter användas i arbetssituationer också tror du?
Twitter och Jaiku
Twitter används idag till exempel av LA Fire Department för att hålla både stationen och samhället unnderrättade om vad som sker vid branden/olyckan. Det blir också en bra historisk dokumentation över vad som hänt.
För mig är Twitter och Jaiku (som jag själv använder) klockrena verktyg för snabb kommunikation till väldigt många. Som Jaiku-användare har jag även en klient i min telefon där jag uppdaterar och läser mina kontakters uppdateringar.
Längst upp i denna blogg syns mitt status-meddelande som är direkt hämtat från Jaiku. Är jag till exempel i möten hela dagen så skriver jag det där. Men jag misstänker att det tar något år innan de flesta inser det ;)
Vill man veta allt jag håller på med online så kan man gå så långt som att kolla mitt FriendFeed - men det tycker till och med jag själv är på gränsen till övernördigt. Men kul!
Hur långt tid det tar för företagen att inse värdet av detta är en svår fråga. Motargumenten handlar alltid om säkerhet och dilemmat med att lägga information i händerna på en extern part som man inte kan "lita på"; kommunikation är fortfarande ett mjukt värde som det är svårt att sätta siffror på, och de flesta personer i styrande positioner kan bara övertalas av siffror...
Glöm inte telefonen!
Intressant inlägg! Det hade varit ännu intressantare om du även hade tagit med den gamle trotjänaren telefonen i jämförelsen, i många sammanhang ett överlägset kommunikationsverktyg som folk verkar glömma bort.
Telefonnärvaro
Tjena Gustaf! Tack för komplimangen. Håller med om att folk ofta glömmer telefonens värde som kommunikationsform när man behöver få saker att hända, men chatten har den fördelen att jag ledigt kan ha 2-3 diskussioner igång samtidigt, eller gruppdiskutera, samt se om den jag vill kontakta finns tillgänglig.
Som nästa feature i 3G-näten skulle jag gärna vilja ha möjligheten att uppdatera min status i min mobiltelefon, och få detta att slussas ut till alla som har mig i sin telefonbok :) Kanske synkat med min status på Jaiku.
Måste säga också att jag befinner mig i en arbetssituation där jag ar lite för mycket att göra, och då vill jag gärna fokusera och helst faktiskt stänga av telefonen, eftersom jag inte vet om samtalen jag tar riskerar att vara i 15-20 minuter. Tid som jag under vissa perioder alltså inte har(!)
Kommunikation
Ett av flera skäl till att telefonen och e-posten inte har ersätts av chattande i högre omfattning är rimligen relaterat till säkerhet. Att acceptera exempelvis IRC eller MSN som ett sätt att kommunicera torde inte glädja gemene systemadministratör, oavsett om det sker via Internet eller internt. Däremot kan exempelvis Twitter, som använder HTTP/HTTPS, mycket väl gå en fin framtid till mötes.
kommentera